黄河科技学院学生档案管理办法

第一章 总  则

第一条 为适应新形势下毕业生档案管理工作要求，加强学生档案科学化、制度化、规范化管理，提高档案工作服务人才培养与社会需求的能力和水平，依据《普通高等学校学生管理规定》《河南省教育厅 河南省档案局关于印发〈河南省大中专毕业生档案管理办法〉的通知》等相关要求，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校普通高等教育全日制学生。

第三条 学生档案是记载学生个人经历和在校期间学习、工作、生活、参与社会服务等各方面的表现，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的关键信息源，也是国家和社会选拔人才、使用人才的重要依据。

第四条 学生档案材料的收集、整理、鉴定、移交、归（建）档、保管、利用、转递等工作，应坚持真实性、完整性、规范性、安全性原则，严格遵守保密制度。

第二章 管理机构与职责

第五条 学校建立由校长领导、分管校领导负责、学生中心集中管理、各教学单位及有关职能部门共同配合的学生档案工作机制。

第六条 学生中心是学生档案业务管理部门，其主要职责为：

（一）学生档案的建立、接收、保管、移交、转递，档案材料的收集、审核、整理、归档，档案信息化建设等日常管理工作。

（二）学生档案的查（借）阅工作。

（三）配合有关方面调查涉及学生档案的违规违纪行为。

（四）对学生档案的保管情况定期检查，消除安全隐患，发现问题及时上报、处理，确保学生档案的完整与安全。

（五）办理其他有关学生档案事项。

第七条 各教学单位及相关职能部门协助学生中心做好学生档案材料的收集与整理工作。各教学单位分管学生工作的副书记为本单位学生档案管理的第一责任人，确保本单位学生档案的收集、整理、保管、转递及移交等环节规范实施，切实保障学生档案的安全性、完整性和保密性。

第三章 收集范围

第八条 毕业时学生档案一般包含以下材料：

（一）入学材料：一般包括前置学历学生档案材料、新生入学登记表、新生入学体检表等，其中前置学历档案一般为录取档案，录取档案一般包括普通高等学校招生考生报名登记表、高考志愿表、体检表等。

（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程和教育教学各环节成绩登记表、学生实习总结等材料。

（三）学籍材料：各学习阶段学籍登记材料，保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料。

（四）鉴定考核材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定表、学生实习考核结果等材料。

（五）毕业材料：毕业生登记表、学位授予证明等材料。

（六）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀共产党员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料。

（七）处理、处分材料：在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的各类处理、处分材料及解除处分材料。

（八）服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料。

（九）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章 日常管理

第九条 学生入学时，应将个人档案交至所在教学单位，教学单位接收档案时，应认真履行交接手续，做好档案接收登记，建立档案交接台账。私自拆封的录取档案学校不予接收，退回原单位核实无误密封后重新提交。

第十条 各教学单位应在新生录取资格复查环节对新生档案进行认真审查，审查中发现弄虚作假或有其他违反国家招生考试规定情形的，根据有关规定，取消其入学资格；发现档案材料不齐全、不规范的，应督促学生及时向原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在档案清单上作出标注，由学生本人或有关部门写出情况说明，存入个人档案。

第十一条 录取档案审查期间，拆封后的原始档案袋不可丢弃或更换，如破损严重，可外附黄河科技学院学生档案袋，并将原破损档案袋及所有档案材料一并放入。

第十二条 经过审查的录取档案，各教学单位需在档案袋右上角以铅笔注明学生学号，并以专业为单位，按照学号由小到大的顺序进行整理。每年11月份，需将档案移交至学生中心进行归档，并完成相应的移交手续。学生中心应在学生入学后的三个月内完成录取档案的审核并入库。

第十三条 学生中心建立联系机制，主动收集学生档案材料，与各教学单位以及相关职能部门共同做好学生档案内容建设。对于应当归档的材料，经审核整理后以专业为单位归档。

第十四条 学校发现学生档案丢失或损毁，应立即报告分管校领导，并全力查找或补救。确实无法找到或者补救的，经报学校批准，由学生中心协调各教学单位以及相关职能部门重新建立档案或者补充必要证明材料。对于学生毕业后申请补办在校期间相关档案材料的，学校相关部门应予以协助并做好服务。

第五章 档案查（借）阅

第十五条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查（借）阅学生档案：

（一）新生复查、学籍异动、就业录用考察等。

（二）发展学生党员、党员教育、党员管理等。

（三）学生干部选拔、考核等。

（四）学生表彰奖励、评优评先等。

（五）学生违规违纪违法问题调查处理等。

（六）其他因工作需要利用档案的事项。

第十六条 查（借）阅学生档案，必须遵守以下规定：

（一）需要查阅学生档案的，查阅部门或者个人须按照学校规定履行查阅手续后方可进行查阅，学校以外单位须持单位介绍信及有效身份证件，履行学校查阅手续后在指定场所进行查阅。

（二）学生档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅部门或者个人应当履行学校审批手续，并在规定时限内归还，归还时相关部门应认真核对档案材料。

（三）查（借）阅学生档案者须对档案的安全、完整负责，严格遵守保密制度和阅档规定，严禁圈划、涂改、折叠、污损、撤换、抽取、增添档案材料等，若出现此类问题按有关规定处理。

第六章 档案转递

第十七条 到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构；继续升学的学生，依据毕业生提供的录取通知书或者调档函转递档案；暂未就业、自主创业或出国出境等情况，按照毕业生本人申请，可将档案保留在学校两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年择业期满后毕业生仍未办理档案转递手续的，档案由学校转递至学生户籍地公共就业人才服务机构。

第十八条 档案材料的转递可采用“邮政EMS标准快递”形式转递或派专人送取，原则上不准自带。在转递过程中，学生档案需使用印有“高校学生档案专用”标识的邮政专用气泡袋进行封装，并在封套表面详细填写寄出单位与接收单位的相关信息，同时在封口处加盖学生工作处骑缝章。对于涉及保密单位就业的学生档案，应通过机要通信或派专人转递。

第十九条 转递毕业生档案时，学生中心对归档材料再次审核，详细登记转递手续，严密包封，确保完整齐全，不扣留材料或分批转递。

第七章 检查与奖惩

第二十条 教学单位负责毕业生档案的收集和整理，学生中心复核。如毕业生档案存在错装、漏装、退回等情况，则由毕业生所在教学单位重新整理、确认后再次邮寄或移交。

第二十一条 学校将学生档案工作列为各教学单位学生工作、档案工作目标考核内容，建立考核制度。

第二十二条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担相应法律责任。

（一）玩忽职守，造成学生档案丢失的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布学生档案的。

（三）买卖或者非法转让学生档案的。

（四）私自拆封、篡改、损毁、伪造学生档案或者擅自销毁学生档案的。

（五）将学生档案出卖、赠送给他人的。

（六）不按规定归档或者不按期移交学生档案，被责令改正而拒不改正的。

（七）不按规定向有关部门（单位）提供利用学生档案的。

（八）明知存在学生档案安全隐患而不采取补救措施，造成学生档案损毁、灭失，或者存在学生档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的。

（九）发生学生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的。

（十）档案工作人员玩忽职守，造成学生档案损毁、灭失的。

第八章 附 则

第二十三条 本办法由学生中心负责解释。

第二十四条 本办法自发布之日起施行，原《黄河科技学院学生档案管理办法》（院〔2009〕124号）废止。